การใช้คุณสมบัติ Section ใน MS Word เพื่อแยกส่วนของเอกสารออกจากกัน

การใช้งานซอฟต์แวร์ Microsoft Word เพื่อจัดทำเอกสารขึ้นมาสักชิ้นงานหนึ่งนั้น ผู้ใช้ส่วนใหญ๋มักจะแยกเอกสารส่วนของหน้าปก คำนำ สารบัญ เนื้อหา และบรรณานุกรมออกจากกัน เพื่อเป็นการแก้ไขปัญหาการเรียงลำดับเลขหน้าที่ต้องการให้แสดงเฉพาะในส่วนของเนื้อหา คำถามจึงเกิดขึ้นว่า มีความเป็นไปได้หรือไม่ที่จะรวมส่วนต่างๆ ของเอกสารทั้งหมดไว้ ในไฟล์เดียว และสามารถเรียงลำดับเลขหน้าของแต่่ละส่วนได้อิสระจากกันโดยไม่กระทบหรือเปลี่ยนแปลงเมื่อมีการแก้ไขเกิดขึ้น จากปัญหาดังกล่าวการใช้งานคุณสมบัติ Section ของ Microsoft Word จะเป็นทางออกอีกหนึ่งทางเลือกเพื่อช่วยให้งานจัดทำเอกสารสะดวก สบายและง่ายยิ่งกว่าเดิม

การสาธิตในครั้งนี้ จะแสดงให้เห็นถึงความสามารถของคุณสมบัติ Section เพื่อแบ่งส่วนต่างๆ ของเอกสารออกจากกัน หลังจากนั้นแต่ละส่วนจะถูกกำหนดเลขหน้าในรูปแบบ (Format)ที่แตกต่างกัน

การแบ่ง Section ขึ้นอยู่กับการวางแผนของผู้จัดทำเอกสารว่าจะวางโครงสร้างแต่ละส่วนของเอกสารไว้อย่างไร ส่วนไหนต้องทำก่อน-หลัง โดยการแบ่ง Section ให้เลื่อน cursor ไปยังส่วนท้ายสุดของเอกสาร จากนั้นไปยังเมนู Page Layout > Breaks > Next Page

section0

เมื่อแบ่งส่วนของเอกสารเรียบร้อยแล้วให้สังเกต โดยการดับเบิ้ลคลิกเมาส์ในส่วนของ Header หรือ Footer ของเอกสารซึ่งจะมีตัวเลขประจำ Section เกิดขึ้นหรือเปิดใช้คุณสมบัติ Paragraph mark ในเมนู Home และ กดใช้งานปุ่ม Paragraph mark ดังรูป

section1
เลขแสดงในส่วนของ Header และ Footer

section2
คำอธิบายเมื่อใช้งานคุณสมบัติ Paragraph mark

หลังจากแบ่งส่วนต่างๆ ของเอกสารแล้ว ขั้นตอนถัดไปคือการใส่เลขหน้า โดยจะเพิ่มการจัดเรียงหน้าในแบบตัวอักษรไทยไว้ในส่วนของ Section 1 และในส่วนของเนื้อหา (Section 2) จะเพิ่มการจัดเรียงหน้าแบบตัวเลขตั้งแต่ 1 เป็นตันไป

เริ่มต้นให้ดับเบิ้ลคลิกในส่วน Header ในหน้าแรกของแต่ละ Section จากนั้นไปยังเมนู Design > คลิกปุ่ม Link to Previous เพื่อยกเลิกการเชื่อมโยงกับ Section ก่อนหน้า
section0

จากนั้นไปยัง Design > Page Number > Format Page Numbers เพื่อกำหนดรูปแบบเลขหน้าเริ่มต้นของส่วนเนื้อหา
กำหนด Number format เป็น 1,2,3,…
Start at เป็น 1
กด OK
section4

กลับยัง Design > Page Number อีกครั้ง แต่ครั้งนี้ให้เลือกตำแหน่งที่ต้องการแสดงเลขหน้า
section5

จากนั้นจะปรากฏเลขหน้าในส่วนของ Section 2 โดยมีหน้าเริ่มต้นที่ 1 และเมื่อย้อนกลับไปใน Section 1 จะยังไม่มีเลขหน้าปรากฏขึ้น
section6

ขั้นตอนการใส่เลขหน้าให้กับ Section 1 โดยในที่นี้เราจะกำหนดให้เป็นการจัดเรียงโดยใช้ตัวอักษรไทย ซึ่งขั้นตอนจะเหมือนกับการเพิ่มเลขหน้าใน Section 2 เพียงแต่เปลี่ยนรูปแบบ (Format) ของเลขหน้าเท่านั้น เริ่มแรกให้ไปยัง Design > Page Number > Format Page Numbers เพื่อกำหนดรูปแบบเลขหน้าและจุดเริ่มต้น

กำหนด Number format เป็น ก,ข,ค,…
Start at เป็น
กด OK
section7

กลับยัง Design > Page Number อีกครั้ง แต่ครั้งนี้ให้เลือกตำแหน่งที่ต้องการแสดงเลขหน้า
section5

เลขหน้าที่ปรากฏขึ้นจะเป็นไปตามรูปแบบที่กำหนดเอาไว้ และเมื่อเลื่อนไปยัง Section 2 ตัวเลขการจัดเรียงหน้าก็จะเป็นตัวเลขเหมือนเดิม ไม่เปลี่ยนตามการตั้งค่าของ Section อื่นๆ

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s