[วันที่ 2] เรียนรู้การกำหนดรูปแบบเอกสารดิจิทัล และการสแกนหนังสือ

day2
วันที่ 18 เมษายน 2557

เวลา 8.00 – 12.00 น

เรียนรู้การจัดทำเอกสารดิจิทัลให้สามารถนำมาใช้งานได้อย่างมีคุณภาพ

ในช่วงเช้าวันที่ 2 ของการฝึกงานเป็นการเรียนรู้เรื่องการจะทำเอกสารดิจิทัลให้ตรงตามแบบมาตรฐานของ สวทช. และใช้เครื่องที่มีอยู่ของซอฟต์แวร์จัดทำเอกสารดิจิทัลเพื่ออำนวยความสะดวกในการจัดทำ พี่เล็ก (วิทยากร) ได้อธิบายถึงความสำคัญของการจัดทำรูปแบบของเอกสารให้ตรงตามมาตรฐานที่ได้กำหนดเอาไว้ของแต่ละองค์กร ว่าความรวดเร็วของการเปลี่ยนแปลงเทคโนโลยีในยุคปัจจุบันอาจทำให้เอกสารดิจิตัลที่ถูกจัดทำขึ้นแล้วในอดีตหรือเอกสารที่กำลังทำขึ้นในช่วงเวลาปัจจุบัน อาจไม่สามารถรองรับหรือเข้ากันได้กับซอฟต์แวร์หรือเทคโนโลยีที่กำลังจะเกิดขึ้นในอนาคต นอกเหนือไปจากนี้ความหลากหลายในสภาพแวดล้อมของเทคโนโลยีแต่ละระบบที่แตกต่างกัน อาจทำให้เอกสารดิจิทัลที่ถูกจัดขึ้นไม่สามารถแสดงผลได้อย่างสมบูรณ์ ในเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีสภาพแวดล้อมของซอฟต์แวร์ระบบที่แตกต่างกัน หรือแม้กระทั่งเครื่องคอมพิวเตอร์ที่มีสภาพแวดล้อมของซอฟต์แวร์ระบบเดียวกันก็อาจแสดงผลได้ผิดพลาดเช่นเดียวกัน ดังนั้นจึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่การจัดทำเอกสารดิจิทัลในแต่ละครั้งจะต้องถูกกำหนดมาตรฐานขึ้น และใช้เครื่องมือของซอฟต์แวร์ที่มีมาให้ เพื่อให้เอกสารดิจิทัลที่จัดทำขึ้นนั้นมีโครงสร้างอย่างเป็นระบบ และยังส่งผลดีต่อการถ่ายโอนข้อมูลหรือการเปลี่ยนแปลงเอกสารชิ้นนั้นไปยังรูปแบบ (Format) อื่นๆ จะยังคงไว้ซึ่งโครงสร้างที่สมบูรณ์ของเอกสารชิ้นนั้นๆ อีกทั้งยังช่วยอำนวยความสะดวกให้ผู้จัดทำ ที่จัดทำเอกสารต้นฉบับขึ้นเพียงครั้งเดียวและสามารถเผยแพร่เอกสารที่จัดทำขึ้นนั้นในหลายรูปแบบ และท้ายที่สุดยังช่วยให้ผู้ใช้เอกสารสามารถเข้าถึงเนื้อหาได้อย่างสะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น

พี่เล็ก ได้สอนวิธีการจัดทำเอกสารดิจิทัลให้มีคุณภาพโดยการใช้งานผ่านโปรแกรมในตระกูล Microsoft Office อย่าง Word และ Power Point โดยมีเนื้อหาหลักของการสอนได้แก่

1. การจัดทำ Style ใน MS Word

การจัดทำ style ใน MS Word นั้นจะช่วยให้เอกสารถูกจัดเรียง และเป็นโครงสร้างอย่างเป็นระบบ โดยหัวข้อหลักของแต่ละเรื่องหรือแต่ละย่อหน้าจะถูกกำหนด style ด้วย Heading และเนื้อหาของแต่ละย่อหน้าจะถูกกำหนด style ด้วย Normal ในแต่ละ style ผู้จัดทำเอกสารยังสามารถกำหนดรูปแบบของ style นั้นๆ ได้ด้วยตัวเองอาทิ กำหนดขนาด/สีตัวอักษร  ย่อหน้า ช่วงว่างระหว่างบรรทัด และ อื่นๆ ซึ่งประโยชน์ของการกำหนด style นั้นจะช่วยให้รูปแบบของเอกสารในแต่ละส่วนมีรูปแบบที่เหมือนกัน และเมื่อมีการแก้ไข style เกิดขึ้นเอกสารในแต่ละส่วนที่ถูกกำหนดด้วย style นั้นๆ ก็จะถูกแก้ไขให้เหมือนกันทั้งเอกสาร ส่งผลให้ผู้จัดทำเอกสารสามารถทำงานได้อย่างสะดวก รวดเร็ว อีกทั้งยังสามารถรองรับได้กับการปรับเปลี่ยน style ของเอกสารที่อาจเกิดขึ้นได้ในอนาคต

word_style

word_style2

 

2. การตัดคำและการขึ้นหน้าใหม่เอกสาร

โดยปกติการตัดตำเพื่อขึ้นบรรทัดใหม่ ผู้ใช้หรือผู้จัดทำเอกสารส่วนใหญ่มักจะใช้ปุม่ Enter เป็นหลัก แม้ว่าคำหรือประโยคที่ตัดลงมานั้นจะขึ้นมาอยู่ในบรรทัดใหม่ และช่องว่างระหว่างบรรทัดยังคงเท่าเดิม ในความเป็นจริงแล้วนั้นการกด Enter คือการขึ้นย่อหน้าใหม่ แต่การที่ผู้จัดทำเอกสารส่วนใหญ่ยังเห็นว่่า เมื่อกดปุ่ม Enter ช่องว่างระหว่างบบรรทัดยังคงเท่าเดิม และไม่ได้เป็นการขึ้นย่อหน้าใหม่นั้นแต่อย่างใด เพราะ style ของเอกสารยังไม่ได้ถูกกำหนดขึ้น ดังนั้นเมื่อมีการกำหนด style ของเนื้อหาแล้วการกดปุ่ม Enter จะเป็นการขึ้นย่อหน้าใหม่และมีช่องว่างระหว่างย่อหน้าอย่างชัดเจน ถ้าหากว่าการกดปุ่ม Enter คือการขึ้นย่อหน้าใหม่ การขึ้นตัดคำเพื่อขึ้นบรรทัดใหม่จะทำอย่างไร? พี่เล็ก อธิบายว่าการตัดคำในโปรแกรมตระกูล Word Processor ส่วนใหญ่นั้นจะใช้ผ่านการกดปุ่ม Shift+Enter ซึ่งจะช่วยให้คำหรือประโยคที่ตัดลงมานั้นจะมีช่องว่างระหว่างบรรทัดเท่าเดิม และยังเป็นส่วนหนึ่งของย่อหน้านั้นๆ

นอกจากนี้การขึ้นหน้าเอกสารใหม่ ผู้ใช้ส่วนใหญ่มักจะกดปุ่ม Tab หรือ Enter ลงมาจากบรรทัดสุดท้ายของเอกสารจนขึ้นหน้าใหม่ ซึ่งการกดปุ่มทั้ง 2 ปุ่มนั้นผลลัพธ์ที่ได้อาจมีการขึ้นหน้าใหม่จริง แต่ในความเป็นจริงแล้วนั้นอย่างที่ได้อธิบายไว้ข้างต้นการกดปุ่ม Enter หรือ Tab ในเอกสารนั้นเป็นเพียงการย่อบรรทัดเข้ามาหรือการขึ้นเพื่อย่อหน้าใหม่เท่านั้น โดยสามารถสังเกตได้อย่างชัดเจนเมื่อมีการแก้ไขในหน้าเอกสารหน้าสุดท้ายก่อนการขึ้นหน้าใหม่โดย Enter หรือ Tab ซึ่งจะทำให้เอกสารในหน้าถัดไปมีการขยับตำแหน่งไปตามการแก้ไขที่เกิดขึ้น หากจะเปรียบเทียบง่ายๆ ก็คือ เป็นย่อหน้าที่มีช่องว่างหลายๆ บรรทัดในย่อหน้านั้น ดังนั้นการขึ้นหน้าใหม่จึงต้องทำโดยการกดปุ่ม Ctrl+Enter หรือไปที่แท็บเมนู Page Layout > Breaks > Page จึงจะถือเป็นการขึ้นหน้าใหม่อย่างถูกต้อง

3. การบันทึกเอกสารที่ถูกจัดทำโดย MS Word ให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ PDF

การบันทึกเอกสารให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ PDF นั้นสามารถทำได้ผ่านเมนุ File > Save As แล้วเลือกรูปแบบไฟล์เป็น PDF/XPS ซึ่งในการบันทึกแต่ละครั้งจะต้องมีการกำหนดคุณสมบัติของการบันทึกโดยไปที่ปุม่ Options ในหน้าต่างบันทึก เลือก Create Bookmark Using Heading เพื่อให้มีการสร้าง Bookmark ในเอกสารไฟล์ PDF ที่บันทึก และเลือก PDF Option เป็น ISO 19005-1 compliant (PDF/A) เพื่อให้มีการฝังฟอนต์หรือรูปแบบอักษรที่ใช้งานในเอกสารลงไปด้วย ทำให้เอกสารไฟล์ PDF ที่บันทึกสามารถแสดงผลได้ทุกเครื่องแม้ไม่มีฟอนต์หรือรูปแบบอักษรที่ใช้งานติดตั้งไว้ในเครื่อง

word_pdf

 

4. การบันทึกเอกสารที่ถูกจัดทำโดย MS Word ให้อยู่ในรูปแบบของไฟล์ HTML

เอกสารที่อยู่ในรูปแบบไฟล์ HTML นั้นจะสามารถแสดงผลได้ผ่านซอฟต์แวร์เว็บเบราเซอร์ โดยผู้จัดทำเอกสารสามารถอัพโหลดขึ้นไปยังคอมพิวเตอร์ Server ของตนเองหรือหน่วยงาน ทำให่ผู้ใช้สามารถเข้าถึงผ่านเครือข่ายอินเทอร์เน็ตจากเว็บเบราเซอร์ในเครื่อง การบันทึกไฟล์เอกสารให้อยู่ในรุปแบบของไฟล์ HTML นั้นผู้จัดทำเอกสารจะต้องกำหนด Encoding ให้อยู่ในมาตราฐาน UTF-8 เพื่อให้สามารถรองรับการแสดงผลภาษาอื่นๆ ที่นอกเหนือจากภาษาอังกฤษ โดยสามารถกำหนดได้ที่ Web-Option ในหน้าก่อนบันทึก จากนั้นไปที่แท็บเมนู Encoding เลือก Save this document as: Unicode (UTF8) เมื่อบันทึกแล้วจะได้เอกสารที่อยู่ในรูปแบบของไฟล์ HTML แลtโฟลเดอร์ในชื่อเดียวกับเอกสารเพื่อเก็บข้อมูลอื่นเช่น รูปภาพ หรือไฟล์มัลติมีเดียอื่นๆ รวมไปถึงเอกสารไฟล์ XML

word_web

5. การจัดทำเอกสารเพื่อนำเสนอโดย MS Power Point โดย Layout ที่จัดเตรียมไว้ให้

การจัดทำเอกสารนำเสนอโดย MS Power Point นั้นสามารถทำได้อย่างสะดวกมากขึ้น โดยอาศัย Layout ที่ซอฟต์แวร์มีมาให้ ซึ่งจะอยู่ในแท็บเมนู Home > Layout และเลือก Layout ตามรูปแบบข้อมูลที่ต้องการนำเสนอ

การใช้ Layout ในการจัดทำเอกสารเพื่อนำเสนอนั้นจะดีกว่าการจัดวางส่วนต่างๆ ของงานนำเสนอด้วยตัวเองคือ จะทำให้โครงสร้างของเอกสารนั้นเป็นระเบียบมากขึ้น สามารถระบุได้ว่าส่วนไหนคือหัวข้อ หรือรายละเอียด ซึ่งการที่งานนำเสนอมีโครงสร้างอย่างเป็นระเบียบจะทำให้การแปลงไฟล์เอกสารนำเสนอ ไปเป็นไฟล์ในรูปแบบอื่นๆ เช่น เอกสารไฟล์ PDF มีการสร้าง Bookmark ขึ้นมาให้เองอัตโนมัติ และการแก้ไข style หรือรูปแบบของแต่ละส่วนสามารถทำได้โดยการแก้ไขเพียงครั้งเดียวและปรับเปลี่ยนเหมือนกัน ทุกส่วนเอกสาร

นอกจากนี้ Layout ภาย MS Power Point ยังสามารถแก้ไขเพื่อให้เป็นไปตามรูปแบบที่ผู้ผลิตเอกสารต้องการ โดยสามารถเข้าไปปรับแก้ไขได้ใน View > Slide Master และเลือกปรับขนาด/สี/รูปแบบตัวอักษร หรือการแสดงผลรูปแบบอื่นๆ เพิ่มรูปภาพ หรือโลโก้ ที่ต้องการให้แสดงในทุกหน้าหรือ Layout ทำให้เอกสารงานนำเสนอที่ออกมานั้นมีรูปแบบที่ชัดเจน และคล้อยตามกันทุก Layout

day2

6. การฝังฟอนต์ลงในเอกสารที่จัดทำขึ้นโดย MS Word และ Power Point

ฟอนต์หรือรูปแบบอักษรที่ใช้ในการจัดทำเอกสารนั้น ในบางครั้งอาจมีการใช้งานฟอนต์รูปแบบอื่นๆ ที่นอกเหนือไปจากฟอนต์ที่อยู่ระบบ ซึ่งการใช้ฟอนต์ที่นอกเหนือจากที่ในระบบนั้น การแสดงอาจไม่แตกต่างหรือผิดเพี้ยนหากมีการติดตั้งฟอนต์นั้นๆ ลงไว้ก่อนหน้า แต่หากเครื่องอื่นๆ ที่ไม่มีการติดตั้งฟอนต์ที่ใช้งานในเอกสารไว้ จึงทำให้การแสดงผลมีความผิดเพี้ยนไปจากเดิม ดังนั้นทางออกในแก้ไขปัญหาการแสดงผลฟอนต์ คือการฝังฟอนต์ที่ใช้งานนั้นลงไปร่วมกับเอกสาร ซึ่งการฝังฟอนต์นั้นสามารถทำได้ทั้งใน MS Word และ Power Point ในขั้นตอนการบันทึกไฟล์นั้น ให้เข้าไปยัง Save option ในส่วนของ Embed fonts in the file ให้กดเลือก Embed only the characters used in the presentation (best for reducing file size) เพื่อฝังฟอนต์เฉพาะที่ถูกใช้งานเอกสารเข้าไปในเอกสาร

embedfont

7.การกำหนดคุณสมบัติของเอกสารใน MS Word และ Power Point

การกำหนดคุณสมบัติ เป็นการระบุข้อมูลของการจัดทำเอกสารแต่ละชิ้น ซึ่งการกำหนดคุณสมบัตินั้นสามารถทำได้โดยเข้าไปยัง File > Prepare > Properties จากนั้นเพิ่มข้อมูลของเอกสารที่จะจัดทำขึ้นอาทิ
ชื่อผู้จัดทำ (Author) ชื่อเรื่อง (Title) หัวเรื่อง (Subject) คำสำคัญ (Keyword) หมวดหมู่ (Category) สถานะ(Status) และ รายละเอียดเพิ่มเติม (Comment) และคุณสมบัติเหล่านี้จะติดไปเอกสารไม่ว่าจะถูกแปลงให้ไฟล์เอกสารในรูปแบบใด ซึ่งถือเป็นการระบุตัวตนและที่มาของเอกสารไปในตัว

properties

 

เวลา 8.00 – 12.00 น

เรียนรู้การสแกนหนังสือภายในห้องสมุด

ภายในห้องสมุดของฝ่ายบริการความรู้ทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยีนั้น นอกจากการให้บริการหนังสือ หรือสารสนเทศอื่นๆ ในรูปแบบฉบับพิมพ์แล้วนั้น ยังมีการให้บริการเข้าถึงในรูปแบบของดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์อีกด้วย หนังสือที่จะนำมาให้บริการในรูปแบบดิจิทัลหรืออิเล็กทรอนิกส์นั้น จะถูกสแกนโดยเครื่องสแกนหนังสือที่มีประสิทธิภาพสูงของห้องสมุด โดยเครื่องสแกนแรกที่มักจะถูกนำมาใช้ในสแกนหนังสือนั้นได้แก่เครื่อง BookDrive DIY ซึ่งเป็นเครื่องสแกนหนังสือที่ถูกผลิตขึ้นโดยบริษัทที่เจ้าของเป็นคนไทย ในชื่อ ATIZ Innovation

10170746_10202584679570043_6964371096519993132_n

เครื่องสแกน BookDrive DIY ใช้หลักการของการถ่ายรูปด้วยกล้องความละเอียดสูง 2 ตัว ถ่ายภาพของหนังสือแต่ละหน้าที่อยู่ในกรอบกระจกรูปตัว V ภาพที่ได้จากการถ่ายนั้นจะถูกนำไปประมวลผลในซอฟต์แวร์ที่มาพร้อมกับเครื่องสแกน ทั้งการตัด (Crop) และหมุน (Rotate) และปรับสภาพแสงเพื่อให้ได้ภาพของหน้าหนังสือที่สมบูรณ์ที่สุด ก่อนนำออกให้บริการ

นอกจากนี้ภายในห้องสมุดยังมีเครื่อง Book2net Kiosk Production ซึ่งเป็นเครื่องสแกนอีกรุ่นหนึ่งที่ได้รับมาจากความร่วมมือในการสแกนหนังสือทางวิทยาศาสตร์และเทคโนโลยี ร่วมกับรัฐบาลอินเดีย โดยเครื่องสแกนรุ่นนี้ทำงานอยู่ภายในห้องสแกนหนังสือ ที่มีสภาพทืบแสง ในการสแกนแต่ละครั้งจะใช้แสงไฟจากหลอดไฟ LED ในการถ่ายภาพหน้าหนังสือ และภาพจะถูกส่งเข้ามายังซอฟต์แวร์เพื่อประมวลในการแบ่งหน้ากระดาษ และตัดส่วนที่เกิน

10269624_10202584676409964_99347841520655114_n

ความแตกต่างระหว่าง ฺBook2net Kiosk Production และ BookDrive DIY นั้น ฺBook2net Kiosk Production จะมีแท่นวางแบบเรียบ กล้องที่ใช้สแกนจึงมีเพียงตัวเดียว และใช้ซอฟต์แวร์ในการประมวลผลเพื่อแบ่งหน้าด้านซ้ายและขวาออกจากกัน แตกต่างจาก ฺBookDrive DIY ที่มีแท่นว่างเป็นรูปแบบตัว V และใช้กล้องในการสแกน 2 ตัวเพื่อถ่ายหน้าหนังสือ ซ้ายขวาตามลำดับ นอกจากนี้แท่นวางของเครื่อง Book2net Kiosk Production ยังสามารถปรับขยับแท่นวางของหนังสือ เพื่อให้ตรงก่อนการสแกนเริ่มต้นได้อีกด้วย

พี่เอส (วิทยากร) ได้อธิบายเทคนิคการสแกนหนังสือเพิ่มเติมอีกว่า การสแกนหนังสือเพื่อให้บริการในรูปแบบดิจิทัล มีความละเอียดอ่อนในเรื่องลิขสิทธิ์อยู่พอสมควร แต่วัตถุประสงค์หลักในการให้บริการภายในห้องสมุดนั้นมีไว้เพื่อการเรียน และศึกษาแต่เพียงเท่านั้น นอกจากนี้ก่อนนำหนังสือในรูปแบบนี้มาให้บริการผู้ใช้และห้องสมุดจะต้องทำสัญญาในการใช้งานเอกสารร่วมกัน ซึ่งหากผู้ใช้นำหนังสือที่ห้องสมุดสแกนให้นำไปใช้เพื่อวัตถุประสงค์อื่น ผู้ใช้จะต้องเป็นผู้รับผิดชอบในความเสียหายที่เกิดขึ้นทั้งหมดด้วยตัวของผู้ใช้เอง


ความคิดเห็นที่มีต่อการฝึกงานในวันนี้

ในช่วงเช้าของวัน การได้ฟังพี่เล็กสอนเรื่อง การจัดทำเอกสารดิจิทัลให้มีคุณภาพ ทำให้ทราบว่า เทคนิคและมาตรฐานบางอย่างใน MS Word และ MS Power Point สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการจัดทำเอกสารเป็นอย่างมาก ทั้งการจัด style ที่เคยงงและงมมาก่อนหน้าในชั่วโมงที่อาจารย์ที่ภาควิชาสอน การได้เรียนรู้อีกครั้งในวันนี้จึงถือเป็นการทบทวนความรู้เดิม และเพิ่มเติมความรู้ใหม่เข้าไปอีกด้วย

ในภาคบ่ายเรียนรู้เรื่องการสแกนกับพี่เอช โดนส่วนตัวชอบเครื่องสแกนทั้งสองตัวใน STKS มากโดยเฉพาะเครื่อง Bookdrive DIY ที่ดุจะเป็นการDIY เสียจริงๆ เป็นประยุกต์ใช้กล้องถ่ายรูปความละเอียดสูง ถ่ายภาพหน้าหนังสือและส่งไปให้ซอฟต์แวร์ประมวลผล ภาพที่ได้มีความชัดเจน ไม่แพ้กับเครื่องสแกนอื่นๆ ที่มีราคาสูงกว่าแต่ประสิทธิภาพไม่แพ้กันเลย

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s